Payrollsoftware – in huis verwerken of uitbesteden?

Waar moeten kleine en grote bedrijven aan denken bij het kiezen van een payrolloplossing?

Of uw bedrijf nu groot of klein is, waarschijnlijk heeft u interne discussie gehad over het investeren in payrollsoftware of het uitbesteden van uw payrollproces.

Veel bedrijven gaan er vaak van uit dat zelf verwerken met payrollsoftware het voordeligste alternatief is, of dat uitbesteding alleen geschikt is voor grote bedrijven. Maar met het uitbesteden van een deel van of al uw payrollprocessen kunt u als klein bedrijf op de lange termijn een aanzienlijk bedrag besparen en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen.

Als u ervoor kiest te investeren in uw payrollproces, heeft u de keuze uit drie mogelijkheden:

Een interne software-oplossing
Een verwerkingsoplossing, waarbij u uw payroll uitbesteedt maar sommige onderdelen daarvan nog intern houdt
Een volledig uitbesteed model, waarbij een externe leverancier beheerder is van uw end-to-end payroll-infrastructuur

Maar welke oplossing is nu geschikt voor uw bedrijf?
We noemen enkele belangrijke factoren om rekening mee te houden:

Geld besparen

Bedrijven die hun payroll intern uitvoeren, kunnen gemiddeld 18% meer uitgeven dan bedrijven die het uitbesteden¹. Kleine en grote bedrijven maken vaak gebruik van payrollsoftware om geen uitbestedingskosten te hebben, maar het kan zijn dat ze daarbij onvoldoende rekening houden met de tijdskosten van payrolltaken. Door een deel van of al uw payrollprocessen uit te besteden, wordt die tijd verkort en hebben werkgevers meer tijd en ruimte om zich bezig te houden met strategische initiatieven.

Tijd besparen

Naarmate uw bedrijf groeit, wordt in-house payroll steeds complexer en tijdrovender. MKB CEO's zijn ongeveer een vijfde van hun werkweek kwijt aan HR-taken: tijd die ze zouden kunnen besteden aan hun corebusiness. Als u niet zeker weet of u uw payroll volledig wilt uitbesteden, kunt u ervoor kiezen om tijdsintensieve processen, zoals gegevensinvoer, uit te besteden.

Wetgeving

De payroll intern houden betekent dat u meer te maken heeft met regelgevende instanties en mogelijke boetes, vooral als u de payroll doet voor meerdere wetgevingsgebieden. Uw payrollteam moet de vaardigheden bijhouden die nodig zijn om compliant te blijven, ook als de wetgeving verandert. Als u in meerdere landen werkt of slechts één payrollmedewerker hebt, kan uitbesteding een oplossing zijn voor een kleiner risico op boetes. Daarnaast ligt er minder druk op het personeel om de nieuwste of gewijzigde wetgeving bij te houden.

Soorten personeel

De payroll intern houden kan dingen eenvoudiger maken voor bedrijven met een laag personeelsverloop, waarvan het personeel een vastgesteld, jaarlijks loon ontvangt. Maar de payroll intern houden wordt al snel gecompliceerd als het gaat om het werken met aannemers of als werknemers per uur worden gefactureerd, waardoor u meer tijd kwijt bent aan payroll en het risico op menselijke fouten toeneemt. In dit geval zou het uitbesteden van de payroll of het werken met een payrollverwerkingsbedrijf de beste optie kunnen zijn.

Integratie

Het intern gebruik van software lijkt een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat andere financiële systemen en HR-processen integreren met uw payroll. Maar niet alle software laat zich integreren met uw bestaande HR- en payrollsoftware. Als de software niet kan worden geïntegreerd, kunt u uiteindelijk te maken krijgen met veel verschillende leveranciers, die allemaal weer met verschillende gegevens werken. Zelfs 'geïntegreerde' leveranciers houden zich alleen bezig met gegevensoverdracht tussen systemen, dus als een verbinding uitvalt, kan het moeilijk zijn om het probleem op te sporen.

¹ ‘The hidden reality of payroll & HR administration costs’ (De verborgen realiteit van de kosten van payroll- en HR-administratie), PWC, januari 2011.

"Bedrijven die de tweewekelijkse payroll intern verwerken, besteden gemiddeld bijna zes weken of 235 uur meer aan belangrijke payrollgerelateerde taken dan bedrijven die uitbesteden"

In-house Processor Study, ADP, 2012

Bekijk ons aanbod aan payrollmogelijkheden om te zien wat voor uw bedrijf het beste werkt

ADP Managed Payroll Services

Wilt u de payrollmogelijkheden bespreken?

Neem contact met ons op om de voordelen van uitbesteden te bespreken