Meer inzicht en gegarandeerde continuïteit
Gemeente Rheden en ADP
De gemeente Rheden wilde meer inzicht in de personeels- en salarisadministratie. Tegelijk zocht men naar mogelijkheden om efficiënter te werken en moest de continuïteit gegarandeerd zijn.
“Onze organisatie deed alles zelf met een softwarepakket. Dat ging op zich prima. Maar de mogelijkheden tot managementrapportages waren te beperkt en de risico’s op uitval te groot”, constateerde Eric Vosmeijer al snel na zijn aantreden als salarisadministrateur bij de afdeling Administratie en Belastingen.
“Toen de beleidsbeslissing om de salarisverwerking uit te besteden eenmaal genomen was, bleek het een kwestie van afstrepen. ADP Pion past gewoon het beste bij ons.”
Besparing
Is dat niet een opmerkelijk geluid voor iemand die jarenlang bij een andere grote salarisverwerker actief was? “Dat moet niet uitmaken”, lacht Eric Vosmeijer. “Maar je neemt natuurlijk wel je deskundigheid mee.” Inmiddels is men in Rheden al weer sinds 2004 met ADP aan de slag. Eric Vosmeijer: “Na een wat moeizame conversie, waarbij we veel hulp gehad hebben van de medewerkers van de gemeente Haarlem, liep alles al snel prima. Intussen hebben we een aanzienlijke besparing kunnen bereiken. Een medewerker vertrok en het was niet nodig om die opengevallen plek weer geheel in te vullen.”
Signaalfunctie
Binnen de gemeente Rheden hebben 32 mensen toegang tot Pion. Eric Vosmeijer: “Voornamelijk managers die hiermee snel gegevens aan de oppervlakte kunnen halen en overzichten kunnen samenstellen. Het werkt allemaal niet te ingewikkeld. Wat bijvoorbeeld erg wordt gewaardeerd is de signaalfunctie via e-mail. Bijvoorbeeld als er actie vereist is in het kader van de Wet Poortwachter.”
De 6 medewerkers die echt in Pion werken zijn tevreden over het gemak waarmee mutaties uitgevoerd kunnen worden. Kritiek is er natuurlijk wel. “Er zijn ook systemen die per gebruiker afgestemd kunnen worden, dat kan bij Pion niet. Dat vinden we wel eens jammer. Ook is het niet altijd eenvoudig om de tabellen van de Pion database en de relaties hiertussen te doorgronden. Misschien is het te overwegen om bijvoorbeeld een cursus te maken voor het inrichten van de bedrijfscomponenten en de bijbehorende relaties met onder andere de digitale journaalposten en de pensioenverzekering. Het is namelijk niet zo dat je helemaal geen kennis nodig zou hebben om met deze oplossing te kunnen werken. Maar dat zat in ons geval natuurlijk wel goed.”
ESS
Eric Vosmeijer ziet in de toekomst vooral ontwikkeling in web enabled toepassingen. “Employee Self Service. Daar denken we nu serieus over. Veel efficiënter dan het circus van briefjes, kaarten en controles. Het vergt wel veel van de organisatie, vooral op het vlak van communicatie. Iedereen moet er achterstaan.”